Sejarah Arsip

Sistem pengelolaan arsip di Indonesia telah mengalami beberapa kali perubahan, dimulai dari Sistem Resolusi (Resolutie Stelsel), Sistem Agenda, Sistem Verbal (Verbaal Stelsel), Sistem Kaulbach, Sistem Takah, Sistem Pola Baru, dan Sistem Kearsipan menurut UU No. 43/2009.

Pengelolaan arsip Sistem Resolusi (1602-1800). Sistem resolusi ini dipergunakan VOC pada saat melakukan kegiatan perdagangan di Indonesia, dan mulai disosialisasikan di Indonesia oleh Pemerintahan Belanda seperti pada Arsip Hoge Regering dari VOC pada tahun 1612 sampai dengan 1812. Arsip Hoge Regering merupakan kumpulan arsip dalam bentuk: seri notulen, seri resolusi, catatan harian dan lain sebagainya. Prinsip pengelolaan arsip sistem resolusi antara lain: (1) setiap seri disusun secara kronologis mulai dari tanggal 1 Januari sampai tanggal 31 Desember tahun bersangkutan, (2) berganti tahun maka tanggal akan mulai dengan 1 Januari kembali atau sesuai kebutuhan, dan (3) banyaknya surat dalam satu bundel tidak harus 1 tahun, tergantung kebutuhan.

Sistem agenda pertama kali dikembangkan oleh Inggris, sehingga sistem ini merupakan yang tertua di dunia. Pengurusan surat dengan sistem agenda dikenal juga dengan nama sistem register. Dalam pelaksanaan pengurusan suratnya menggunakan sarana buku (biasa disebut buku agenda) untuk pencatatan surat dan buku ekspedisi untuk distribusinya. Sistem agenda ini mulai disosialisasikan di Indonesia oleh Pemerintah Hindia Belanda pada tahun 1800-an. Karakteristik pengurusan arsip dengan menggunakan sistem agenda adalah penyimpanan surat masuk dan keluar tidak dalam satu berkas atau surat masuk disimpan secara terpisah dengan copy (tindasan) surat keluarnya.

Pengelolaan arsip Sistem Verbaal (1861-1924). Pengelolaan arsip sistem verbaal adalah sistem penataan arsip berdasarkan kesamaan arsip. Misalnya menurut kesamaan jenisnya (series), menurut kesamaan masalah (rubrik), atau menurut kesamaan urusan (dossier). Tetapi biasanya penataan arsip sistem verbaal dilakukan dengan cara menghimpun atau menyatukan arsip yang memiliki kesamaan urusan (dossier). Arsip yang memiliki kesamaan urusan (dossier) merupakan hasil satu kegiatan dihimpun dalam satu berkas. Berkas akan mencerminkan kegiatan sejak awal hingga akhir. Contoh arsip yang memiliki kesamaan urusan adalah berkas proyek renovasi Gedung DPR. Setelah verbaal-verbaal yang berkaitan dan sudah dihimpun atau disatukan berdarkan kesamaan urusan (dossier) tadi, pada pembungkus atau bagian luar biasanya ditempel dengan label yang bertuliskan mengenai isi bundel dan nomor verbaal yang terakhir.

Pengelolaan arsip Sistem Kaulbach (1916 – 1942), diperkenalkan oleh D. Buijze dan pertama kali dilaksanakan di Indonesia (Batavia) oleh Pinan Kaulbach.  Pada pengelolaan arsip Sistem Kaulbach, arsip dicatat dan diatur dengan menggunakan kartu, yang disebut kartu Kaulbach. Pengurusan surat masuk dan keluar dilakukan dengan kartu Kaulbach berdasarkan masalahnya, dan pengelompokan arsipnya pun didasarkan pada klasifikasi masalah.

Sistem Takah (1940 – 1980) adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan dengan cara menciptakan, mengolah, memelihara, mengendalikan dan menyajikan arsip secara kronologis di dalam suatu berkas yang sama. Pengelolaan arsip dengan Sistem Tata Naskah (takah) biasanya menggunakan beberapa sarana pencatatan sebagai pendukung sistem tata naskah khususnya dalam pelaksanaan kegiatan pengurusan surat, mulai dari penerimaan surat sampai dengan surat disimpan, antara lain: map takah, buku takah, buku indeks, lembar catatan, buku harian takah, kartu pemeriksaan peredaran takah, buku ekspedisi, buku registrasi surat masuk dan surat keluar, buku daftar pembukuan takah dan sampul rahasia.

Sistem Kearsipan Pola Baru (1982 – 2009), mulai diperkenalkan di Indonesia pada tahun 1982. Sistem ini membahas secara menyeluruh dalam penyelenggaraan kegiatan kearsipan, seperti kegiatan operasional, tata kerja, personil, peralatan dan perlengkapan, termasuk asas-asas atau petunjuk dalam pengelolaan kearsipan.

Sementara sistem pengelolaan arsip terakhir adalah sistem pengelolaan arsip yang merujuk pada Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Perubahan-perubahan sistem pengelolaan arsip tersebut di atas, tentu saja dimaksudkan agar pengelolaan arsip dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *