Instrumen Pengelolaan Arsip

Berdasarkan UU No. 43/2009 Pasal 40, instrumen pokok yang diharuskan ada dalam pengelolaan arsip, khususnya arsip dinamis, mulai dari proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip, agar arsip dapat dikendalikan secara efisien, efektif, dan sistematis, adalah (1) Tata Naskah Dinas, (2) Klasifikasi Arsip, (3) Jadwal Retensi Arsip, dan (4) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.

Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang meliputi jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, pendistribusian dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Klasifikasi arsip adalah pola pengaturan atau struktur fungsi yang disusun secara sistematis dan logis yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Klasifikasi keamanan arsip adalah penggolongan atau pengkategorian arsip dinamis berdasarkan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamaman negara, publik dan perseorangan. Sementara akses arsip dinamis adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *